เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในทุกบทบาทหน้าที่

คำแนะนำทั่วไปเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมักทึกทักเอาว่าทุกคนมีวันทำงานที่เหมือนกัน นั่นคือ มีเวลา 8 ชั่วโมงที่คาดเดาได้ มีปฏิทินเพียงอันเดียว และไม่มีตารางเวลาของใครมาผูกติดกับคุณ แต่ในความเป็นจริง แทบไม่มีใครมีชีวิตแบบนั้นเลย ไม่ว่าจะเป็นนักพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ต้องการปกป้องเวลา 4 ชั่วโมงเพื่อเขียนโค้ด พยาบาลที่ต้องเข้าเวรเป็นกะ นักศึกษาที่มีชั่วโมงเรียนกระจายอยู่ตลอดทั้งสัปดาห์ หรือพ่อแม่ที่ตารางชีวิตทั้งวันขึ้นอยู่กับการไปรับส่งลูกที่โรงเรียน ทุกคนล้วนต้องการการทำ Time-boxing ทั้งสิ้น เพียงแต่ต้องการในรูปแบบที่แตกต่างกัน หมวดหมู่นี้จึงรวบรวมคู่มือการจัดเวลาที่ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์เฉพาะของแต่ละบทบาทหน้าที่

การทำ Time-boxing สำหรับทีมจะช่วยแก้ปัญหาเรื่องการใช้ปฏิทินร่วมกัน เช่น จะทำอย่างไรให้เพื่อนร่วมงานเห็นช่วงเวลาโฟกัส (focus blocks) ของคุณและเคารพเวลานั้น การประชุมไหนที่ควรล็อกเวลาไว้ให้ชัดเจน และจะจัดประชุมสแตนด์อัปอย่างไรให้จบตรงเวลา ส่วนคู่มือสำหรับผู้ที่มีภาวะ ADHD จะเน้นการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานแทนที่จะไปบังคับให้ต้องมีวินัยมากขึ้น โดยจะใช้ช่วงเวลาที่สั้นลง มีเครื่องจับเวลาภายนอก มีการนับถอยหลังที่มองเห็นได้ชัดเจน และมีแผนสำรองเมื่อตารางเวลาที่วางไว้ล่ม เพราะระบบที่คาดหวังความสมบูรณ์แบบนั้นไม่มีประโยชน์เลยสำหรับคนที่ต้องการความเป็นระเบียบเรียบร้อยมากที่สุด สำหรับนักศึกษา ข้อจำกัดคือวันเวลาที่กระจัดกระจายและกำหนดส่งงานที่วัดกันเป็นสัปดาห์ คู่มือนี้จึงเน้นไปที่การเปลี่ยนแผนการเรียนให้เป็นบล็อกเวลา และการปกป้องเวลาอ่านหนังสือโดยอิงตามตารางเรียน

กลุ่มคนทำงานสร้างสรรค์ต้องเผชิญกับปัญหาที่ต่างออกไป เพราะงานสร้างสรรค์เป็นงานที่ประเมินเวลาได้ยาก และการหยุดทำงานทันทีเมื่อหมดเวลาก็อาจรู้สึกเหมือนเป็นอุปสรรคต่อการสร้างสรรค์ผลงานที่ดี คู่มือนี้จะแนะนำวิธีจัดสรรเวลาสำหรับงานแนวคิดค้นและทดลองโดยไม่ทำลายความคิดสร้างสรรค์ โดยแบ่งประเภทบล็อกเวลาสำหรับช่วงคิดไอเดีย (divergent) และช่วงสรุปวิเคราะห์ (convergent) อย่างชัดเจน ส่วนคู่มือสำหรับโปรเจกต์เสริม (side-project) จะเน้นเรื่องข้อจำกัดของเวลา หากคุณมีเวลาเพียง 5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์นอกเหนือจากงานประจำ เวลา 5 ชั่วโมงนั้นต้องการการปกป้องอย่างเข้มงวดมากกว่าตารางเวลาทำงานเต็มเวลาเสียอีก และการทำ Time-boxing สำหรับพ่อแม่ที่ทำงานประจำจะเริ่มต้นจากความจริงที่ว่า เวลาส่วนใหญ่ในแต่ละวันไม่ใช่ของคุณที่จะจัดสรรได้ตามใจชอบ ซึ่งนั่นยิ่งทำให้การกำหนดบล็อกเวลา 2-3 บล็อกที่เป็นของคุณจริงๆ มีความสำคัญมากยิ่งขึ้น

เลือกคู่มือที่ใกล้เคียงกับสถานการณ์ของคุณที่สุดและข้ามส่วนที่เหลือไปได้เลย เพราะวิธีการพื้นฐานของทุกคู่มือนั้นเหมือนกันหมด จะต่างกันก็เพียงแค่ขนาดของบล็อกเวลา กฎการปรับเปลี่ยนเวลาเมื่อแผนล่ม และการต่อรองเวลากับผู้อื่นเท่านั้น หากไม่มีคู่มือไหนที่ตรงกับคุณเลย เทมเพลตตามสายอาชีพของเรายังมีตารางเวลาประจำวันแบบจับต้องได้ถึง 20 แบบที่คุณสามารถคัดลอกและนำไปปรับใช้ได้ทันที